Bienvenido a Soporte de productos , una columna dedicada a ayudarlo a aprovechar al máximo los dispositivos y el software que ya usa.
Hoy en día, es prácticamente imposible mantener ordenada la bandeja de entrada y aún más difícil llegar a esa mágica bandeja de entrada cero. La mayoría de nosotros estamos ocupados tratando de administrar una montaña de mensajes que crece cada día que pasa.
Hay un puñado de servicios de correo electrónico nuevos y elegantes (y caros) que prometen resolver este problema, pero el viejo Gmail también tiene herramientas y opciones que pueden ayudar. Puedes vivir sin ellos, seguro. ¡Probablemente lo has estado! Pero pueden hacer que el correo electrónico sea una tarea menos estresante.
Cuando esté en un documento de Google, simplemente escriba el símbolo "@" y luego seleccione "Enviar borrador por correo electrónico" en el menú desplegable y listo. Si está compartiendo el borrador del correo electrónico con varias personas, solo debe asegurarse de que se compartan en Google Doc (presione el botón grande "Compartir" en la parte superior izquierda). Cuando haya terminado su borrador, simplemente haga clic en el ícono de Gmail (en la parte superior izquierda junto a la línea de asunto "Para") y lo transportará a usted y todo lo que está en el correo electrónico a Gmail. auge
Usar alias de correo electrónico
Los períodos no importan en las direcciones de Gmail si su dirección de correo electrónico es [email protected], también recibirá mensajes enviados a [email protected] y, de hecho, a [email protected]. Todos van al mismo lugar.
También puede agregar signos más (+) a su dirección de correo electrónico para crear direcciones alternativas: [email protected] y brucewayne+offic[email protected] seguirán llegando a su cuenta de Gmail, por ejemplo.
¿Por qué es útil? Use direcciones con puntos y símbolos más cuando se registre para recibir boletines informativos, nuevas aplicaciones o cualquier otra cosa que requiera su dirección de correo electrónico y puede filtrar los mensajes entrantes enviados a estas direcciones específicas para marcarlos como importantes u omitir su bandeja de entrada, y pronto.
Sea agresivo con los filtros
Hablando de filtrado, los filtros son una de las mejores maneras de domar una bandeja de entrada de Gmail rebelde. En la interfaz web de Gmail, puede crear un filtro haciendo clic en la flecha a la derecha del cuadro de búsqueda y luego estableciendo sus criterios. También puede crear filtros desde el interior de hilos de conversación individuales haciendo clic en el botón de menú (tres puntos) a la derecha y luego eligiendo Filtrar mensajes como este.
Los filtros cubren todo tipo de escenarios diferentes: es posible seleccionar correos electrónicos según quién los envió, o las palabras que aparecen (o no aparecen) en el cuerpo del correo electrónico, o qué tan grandes (o pequeños) son los correos electrónicos. También puede identificar correos electrónicos con archivos adjuntos.
El poder real del sistema de filtrado de Gmail radica en lo que puede hacer con los correos electrónicos una vez que se han resaltado como que coinciden con sus criterios: se pueden marcar como importantes o no importantes, destacarlos, marcarlos como leídos, enviarlos directamente al archivo, dada una determinada etiqueta, y más además.
Tómese un minuto para ayudar a entrenar los algoritmos de Google
Google intenta hacer una clasificación inteligente de los correos electrónicos por usted, pero si se toma unos minutos cada día para ayudarlo, se volverá más inteligente con el tiempo. Tome la importancia del correo electrónico, por ejemplo: los correos electrónicos que parecen importantes según los estándares de Google se colocan en la pestaña Principal, con una flecha amarilla al lado. Si Google se equivocó, haz clic en esta flecha amarilla para marcar el correo electrónico como no importante (o viceversa).
Lo más probable es que su bandeja de entrada de Gmail esté dividida en pestañas para correos electrónicos de redes sociales, actualizaciones menos importantes, etc., si está utilizando el diseño predeterminado (haga clic en la flecha junto a Bandeja de entrada a la izquierda para cambiar la vista). En la web, simplemente haga clic y arrastre los correos electrónicos para colocarlos en diferentes pestañas. Gmail luego le pregunta si desea ordenar todos los correos electrónicos futuros como este de la misma manera.
Tampoco descuides tu carpeta de spam. Tómese un momento, cuando pueda, para sumergirse en la carpeta de correo no deseado y buscar correos electrónicos genuinos, así como para marcar los mensajes no deseados en su bandeja de entrada principal que Gmail no ha detectado automáticamente a medida que pasa el tiempo, debería encontrar que el correo no deseado es cada vez menos. un problema.
Alcanzar las estrellas
El sistema de Gmail para los correos electrónicos destacados es más extenso de lo que podría parecer a primera vista. Abra el panel Configuración en la web haciendo clic en el icono de la rueda dentada a la derecha y luego seleccionando Configuración . Cambie a la pestaña General y en Estrellas verá un total de 12 estrellas y otros símbolos que puede utilizar.
Arrastre los íconos pequeños a la fila superior para habilitar las estrellas asociadas en Gmail. Luego puede ir más allá de la estrella amarilla normal haciendo clic nuevamente (y otra vez) en el símbolo de la estrella junto a los mensajes en su bandeja de entrada de Gmail en la web.
Además de ayudarlo a organizar mejor sus correos electrónicos en diferentes listas o clasificaciones de prioridad (urgente, necesita seguimiento, familia o lo que sea), también puede usar estas estrellas con búsquedas, pruebe tiene: estrella verde en el cuadro de búsqueda de Gmail, por ejemplo. Pase el cursor del mouse sobre los diversos íconos en la pestaña General de Configuración para ver el nombre que Gmail le da a cada indicador.
Limpiar las cosas antiguas
Llega un punto en la batalla contra el correo electrónico en el que es mejor reducir las pérdidas y comenzar de nuevo desde cero (o tal vez solo a partir de los mensajes de los últimos tres meses). Si esos mensajes eliminados fueran lo suficientemente importantes, alguien seguramente hará un seguimiento.
Esto no es para todos los que pueden tener mensajes antiguos con mucho valor sentimental, por ejemplo, pero si está listo para dar el paso, entonces una simple búsqueda antes del: 01/01/2019 en Gmail en la web será suficiente. Solo cambia la fecha a lo que quieras. Haga clic en la casilla de verificación Seleccionar todo (arriba a la izquierda), luego seleccione todas las conversaciones, luego respire hondo y haga clic en Eliminar (el icono de la papelera).
Esos correos electrónicos más antiguos luego se borran del registro y su bandeja de entrada de repente está mucho más limpia. Desafortunadamente, Gmail no puede hacer este tipo de limpieza automáticamente, pero puede ejecutar la búsqueda cada mes más o menos, así como combinarla con otros términos de búsqueda, si es necesario antes del: 01/01/2019 es: sin importancia, por ejemplo.
Usa la repetición
¿No tiene tiempo para ocuparse de un correo electrónico de inmediato? ¿Te sientes abrumado con todos los mensajes que llegan a tu bandeja de entrada? La función de repetición de Gmail puede ayudar aquí: con una conversación abierta en la pantalla en la web, haga clic en el botón Posponer (el ícono del reloj), luego elija cuándo desea que vuelva a aparecer el hilo. Los correos electrónicos en la conversación desaparecen de su bandeja de entrada hasta la hora y la fecha especificadas.
Podría decirse que esta función es aún más útil en las aplicaciones de Gmail para Android e iOS. Puede encontrar la opción Posponer detrás del botón de menú (tres puntos) ya sea que esté en una conversación o mirando la descripción general de su bandeja de entrada (mantenga presionado un correo electrónico en la lista para seleccionarlo).
Posponer es diferente a silenciar. Si elige Silenciar (una opción en los mismos menús que Posponer), entonces no verá ninguna notificación del hilo de conversación de correo electrónico seleccionado hasta que deje de silenciarlo, permanecerá en el archivo y no aparecerá en las vistas principales de la bandeja de entrada. Todavía se puede encontrar, a través de la búsqueda con una consulta is:muted en Gmail en la web, por ejemplo.
Hacer plantillas de mensajes
El correo electrónico no sería tan malo si no fuera por todas esas respuestas que tiene que dedicar tiempo a elaborar y enviar, ya sea para comunicarse con su jefe o para buscar a alguien que debía arreglar sus tuberías, una gran parte de sus esfuerzos de envío de correos electrónicos puede dedicarse a componer mensajes.
Ingrese plantillas de correo electrónico breves que puede usar una y otra vez. Es posible que tenga uno para decirle a alguien que no puede asistir a un evento, por ejemplo, o para rechazar un lanzamiento que le enviaron por motivos de trabajo. Para habilitar la función en Gmail en la web, haga clic en el ícono de la rueda dentada a la derecha y elija Configuración, luego vaya a Avanzado y seleccione Habilitar junto a la opción Plantillas.
Cuando esté redactando un mensaje, haga clic en el botón de menú (los tres puntos) en la esquina inferior derecha y luego seleccione Plantillas. Desde este submenú, es posible guardar el mensaje actual que está escribiendo como una plantilla para usar nuevamente en el futuro, o colocar una plantilla que haya creado previamente.
Conozca los atajos de teclado y mouse
Conocer algunos atajos de teclado y mouse puede marcar una gran diferencia en la rapidez con la que puede acceder a su bandeja de entrada de Gmail, una diferencia mayor de lo que piensa. En lugar de buscar en los menús y las barras de herramientas las opciones que necesita, simplemente puede hacer algunos toques o clics en función de su memoria muscular. Los atajos de teclado se pueden activar desde la pestaña General de Configuración (haga clic en el icono de la rueda dentada a la derecha de la interfaz web para encontrarlo).
Google tiene una lista completa de atajos de teclado aquí, pero algunos de nuestros favoritos incluyen J y K para avanzar y retroceder a través de los mensajes en la bandeja de entrada, y E para archivar la conversación actualmente seleccionada (o abierta). G+I lo lleva de vuelta a la bandeja de entrada desde cualquier lugar, mientras que R (para responder) y A (para responder a todos) también son muy útiles.
También hay muchas cosas que puede hacer con un clic derecho del mouse (o trackpad), y Gmail agregó recientemente algunas opciones nuevas al menú contextual cuando selecciona mensajes en la bandeja de entrada: puede responder mensajes, moverlos a otro pestañas, aplicar etiquetas, encontrar más correos electrónicos del mismo remitente, silenciar hilos y más.
Haz un buen uso de los marcadores
Una forma de moverse más rápido por su bandeja de entrada es comenzar a marcar ciertas secciones de Gmail para que pueda saltar entre ellas más rápidamente. Esto funciona en cualquier navegador, por supuesto, y puede tener sus favoritos en la barra de herramientas del navegador para un fácil acceso, o tener diferentes pantallas de Gmail abiertas en diferentes pestañas.
Entonces, ¿qué puedes marcar? Casi todas las partes de Gmail. Si ha iniciado sesión en su cuenta de Gmail en su navegador web, los siguientes enlaces lo llevarán a sus mensajes destacados, a sus mensajes enviados, a sus mensajes importantes y a los mensajes que aún no ha leído.
Tampoco se detiene allí, porque cualquier búsqueda de Gmail se puede guardar como un marcador o, de hecho, cualquier hilo de conversación individual. También puede marcar las etiquetas y subetiquetas más importantes que haya configurado en Gmail. Independientemente de cómo quieras usar esto, encontrarás que te lleva a tu bandeja de entrada más fácilmente.
Más información sobre cómo cancelar el envío de correos electrónicos
¿Alguna vez has deseado poder retirar un correo electrónico porque cometiste un error tipográfico o tal vez dijiste algo que no querías decir? Debes aprovechar la función "Deshacer envío" de Gmail. correo electrónico fuertemente redactado para su jefe, o ese correo electrónico que estaba destinado a su pareja pero que fue enviado a su madre en su lugar?
Vaya a su bandeja de entrada de Gmail a través de un navegador web. Haga clic en el icono de engranaje en la parte superior derecha. Seleccione "Ver todas las configuraciones" y habilite la función Deshacer envío. Le brinda la posibilidad de establecer un período de cancelación (la cantidad de tiempo que tiene para decidir si desea cancelar el envío de un correo electrónico) en forma de 5, 10, 20 o 30 segundos. (Consejo profesional: seleccione la opción de 30 segundos para tener más tranquilidad). Luego haga clic en "Guardar cambios" en la parte inferior de la página.
Recuerde: Deshacer envío en realidad no anula el envío de un correo electrónico. Funciona agregando un retraso, personalizable según sus preferencias, a cada correo electrónico que envía. Esta puede ser tu rama de olivo si presionas antes de tiempo el botón de enviar, de lo que todos podemos decir que somos culpables.
Programar correos electrónicos para más tarde
Nadie quiere ser la persona que envía correos electrónicos durante las primeras horas de la noche, especialmente si envía correos electrónicos a personas que viven en diferentes zonas horarias. Para ser cortés, es una buena idea programar las horas en que se envían los correos electrónicos. (Esto también ayuda a que los correos electrónicos sean lo primero que vea el destinatario en la mañana, en lugar de ser enterrado).
Afortunadamente, Gmail facilita bastante la programación de correos electrónicos. Todo lo que tiene que hacer es redactar un correo electrónico en Gmail y, cuando esté listo para programar, haga clic en la flecha desplegable adyacente en el botón Enviar y luego elija la fecha y la hora en que desea que se envíe el correo electrónico. (Tienes 100 correos electrónicos programados en un momento dado.